Im Frühjahr jeden Jahres finden verschiedene Messen und Kongresse in der IT-Branche statt. Wie bei allen Geschäftsereignissen werden Gespräche geführt, Kooperationen ausgelotet und natürlich unzählige Visitenkarten getauscht und ausgegeben. Sobald der Kongressteilnehmer wieder zurück am heimatlichen Arbeitsplatz ist, geht die Arbeit allerdings erst richtig los. Und es stellt sich die völlig berechtigte Frage: wohin mit den Visitenkarten? Inzwischen sind die meisten daran gewöhnt, sie zu archivieren, allerdings verschwinden die Karten dabei oft in einer Versenkung, aus der sie nie wieder herausgeholt werden. Daher rückt zunehmend die elektronische Archivierung von Visitenkarten in den Mittelpunkt des Interesses.

Natürlich lässt sich das Problem per Handarbeit lösen. Eine Hilfskraft, die die Daten in den Computer eingibt und auf diese Weise die Visitenkarten digitalisiert, findet sich sicher in jedem Büro. Allerdings ist dieses Verfahren mit einigem Zeitaufwand verbunden. Zudem kann ein einziger Tippfehler bei der Telefonnummer oder E-Mail-Adresse jeden zukünftigen Kontakt vereiteln. Daher gibt es seit einiger Zeit spezielle Scanner für Visitenkarten, deren ganze Aufgabe darin besteht, die Daten der Visitenkarte zu scannen und umzuwandeln, so dass sie mit Anlass und Zeitpunkt des letzten Kontakts versehen und anschließend archiviert werden können.

Auf den ersten Blick scheint daher ein Visitenkartenscanner eine gute Lösung zu sein. Allerdings lohnt es sich in diesem Fall auf’s Detail zu achten. Die Preise für die Scanner sind ebenso unterschiedlich wie ihre Qualität. So gibt es Visitenkartenscanner, die den gleichen Preis fordern wie ein A4-Scanner. Einen hohen Preis für ein solches Produkt auszugeben lohnt sich nur, wenn dieses nachgewiesenermaßen eine hohe Qualität bietet. Das bedeutet in diesem Fall eine herausragende Zeichenerkennung. Gerade bei sehr kleinen Schriften und Firmenlogos kann sich bei billigen Produkten ziemlicher Kuddelmuddel hergeben. Daher sollte man sich vorher etwas Zeit für Recherche nehmen, um wirklich einen qualitativ hochwertigen Visitenkartenscanner zu erstehen.

Um Visitenkarten lange aufzubewahren, gibt es verschiedene Methoden. Die klassischen Visitenkartentaschen sind zwar praktisch, wenn es darum geht, die Karten vor Verunreinigungen zu schützen, allerdings liegen sie ohne weiteres Zubehör auch lose herum und können verloren werden. Eine bessere Alternative ist das Visitenkarten-Album. Dabei handelt es sich um eine Aufbewahrungsmöglichkeit für Visitenkarten, die neben ihrem praktischen Nutzen auch professionell und seriös wirkt.

Das Visitenkarten-Album kann in mancher Hinsicht mit einer bestimmten Art des Fotoalbums verglichen werden, nämlich dem Steckalbum. Im Inneren befinden sich Blätter mit durchsichtigen Steckhüllen für Visitenkarten. Die Größe der Steckhüllen entspricht meistens jeweils einer Visitenkartengröße. In vielen Fällen ist das Visitenkarten-Album mit einer Ringmechanik ausgestattet, so dass wie beim Ringordner bei Bedarf Blätter hinzugefügt werden können. Wieviele Blätter bereits vorhanden sind, hängt vom jeweiligen Hersteller ab. Visitenkarten-Alben gibt es in unterschiedlichen Ausführungen und Farben. Mit ihnen ist es möglich, eine bestimmte Anzahl Visitenkarten schonend aufzubewahren und auf einen Blick miteinander zu vergleichen.

Es versteht sich daher von selbst, dass Visitenkarten bildlich gesprochen nicht in der Plastiktüte herumgetragen werden sollten. Zum einen können sie bei einem solchen Transport beschädigt werden und zum anderen ist es eher peinlich, als Vertreter eines Unternehmens die Visitenkarte aus einem solchen Behältnis zu ziehen. Schließlich ist auch das Auftreten eines Mitarbeiters Aushängeschild für die Firma. Wer also sowohl mit den Visitenkarten als auch mit seinem allgemeinen Auftreten überzeugen möchte, ist mit einem Visitenkarten-Etui gut beraten.

Bei dem Visitenkarten-Etui handelt sich um eine Mappe, in derem Inneren sich Steckfächer für die Visitenkarten befinden. Die Größe der Fächer entspricht den gängigen Formaten für Visitenkarten. Es gibt Visitenkarten-Etuis für alle Größen. Die Anzahl der Steckfächer variiert von Angebot zu Angebot. Von außen betrachtet sieht ein Visitenkarten-Etui wie ein Taschenkalender aus und ist auch ähnlich eingeschlagen. Von Stoff bis zu Leder kann jedes Material verwendet werden, wobei Geschäftsleuten meist Leder oder Kunstleder in seriösen Farben empfohlen wird. Im Inneren des Etuis sind die Visitenkarten gut geschützt und jederzeit griffbereit. Durch seine Maße wiegt ein Visitenkarten-Etui meist nicht viel und findet daher in jeder Tasche Platz. Ideal für Geschäftsreisen.

Eine abgerissene oder verschmierte Visitenkarte möchte wirklich niemand seinen potentiellen Geschäftspartnern und Kunden präsentieren. Von aller Peinlichkeit abgesehen wirft es ein schlechtes Licht auf die Firma. Es bietet sich daher an, Visitenkarten so zu transportieren und aufzubewahren, dass ihnen nichts passieren kann. Eine weit verbreitete Methode dafür sind Visitenkartentaschen. Sie werden manchmal auch Visitenkartenhüllen genannt. Sie bestehen meist aus transparenter Plastik, so dass die Visitenkarten trotz Verpackung gelesen werden können. Es gibt unterschiedliche Versionen. Eine Seite ist meistens offen, so dass die Karte hineingeschoben oder herausgezogen werden kann. Das kann sowohl die Schmal- als auch die Breitseite sein. Die Daumenausstanzung erleichtert den Vorgang. Manche Visitenkartentaschen lassen sich auch aufklappen.

Die Größe der Visitenkartentaschen richtet sich stets nach der Größe der Visitenkarten. Es gibt sie in allen gängigen Formaten. Daher können sie auch für Kreditkarten oder Taschenkalender verwendet werden. Viele Visitenkartentaschen haben eine selbstklebende Seite, mit der sie schnell und problemlos auf Karton und Kunststoff befestigt werden können. Auf diese Weise können sie auch auf Werbematerialien und Präsentationsmappen präsentiert werden, ohne Schaden zu nehmen.